Eierstyring og selskapsledelse

Virkemidlene for eierstyring og virksomhetsledelse i Østfold Energi skal sikre at det finnes et godt grunnlag for langsiktig verdiskaping i selskapet, til glede for eiere, ansatte, ulike interessenter og samfunnet for øvrig. 

Aksjonæravtalen

Aksjonæravtalen i Østfold Energi regulerer forhold mellom aksjonærene og er ikke en del av selskapets avtaleverk. Den slår fast at selskapet bare kan eies av fylkeskommunen og kommuner i Østfold. Videre regulerer avtalen sammensetning av styret og gir regler for omsettelighet av aksjer, utbyttepolitikk og bestemmelser om endringer i avtalen.

Eiermøter

Eierne i Østfold Energi avholder jevnlig, og minimum to ganger pr år, eiermøter for å drøfte spørsmål forbundet med eierskapet i selskapet. Eiermøtene har ingen formell rolle i styringen av selskapet. I den grad eiermøtet fatter beslutninger om endringer i aksjonæravtalen eller andre spørsmål av formell art, protokolleres dette særskilt.

Vedtekter

Selskapet styres etter vedtektene. Formålsparagrafen i vedtektene setter rammene for selskapets virksomhet og lyder slik:

1. Forestå kjernevirksomheten produksjon, kjøp, salg og distribusjon av ulike energiformer, samt bygge, eie og drive anlegg i den forbindelse.
2. Utvikling av annen lønnsom forretningsvirksomhet basert på selskapets ressurser og kompetanse, samt deltakelse i relevant forskning, utvikling og innovasjon.
3. Deltakelse i andre selskap som fremmer de formål som er nevnt i punktene 1 og 2 over. 

Styrende organer

Generalforsamlingen
Generalforsamlingen er selskapets øverste organ, og det er i generalforsamlingen eierne utøver sin myndighet. Generalforsamlingen behandler og avgjør saker i henhold til norsk lov, herunder godkjennelse av årsregnskap og årsberetning, utdeling av utbytte etter forslag fra styret, valg av revisor og fastsettelse av revisors godtgjørelse. Videre foretar generalforsamlingen valg av styremedlemmer i henhold til bestemmelsene i aksjonæravtalen og etter forslag fra selskapets valgkomité. Andre saker av stor eller ekstraordinær art og som ansees å ligge utenfor styrets kompetanse, forelegges generalforsamlingen til avgjørelse.

Styret
Styret består av 14 medlemmer. Aksjonærene velger ti medlemmer etter bestemmelsene i selskapets aksjonæravtale. De ansatte velger fire medlemmer til styret.

Det foreligger en egen styreinstruks. Styreinstruksen gir nærmere regler for styrets arbeid og saksbehandling.

Styret skal gi nødvendige retningslinjer for virksomheten og selskapets ledelse og skal fastlegge strategi og økonomiske planer samt avgi årsregnskap for selskapet. Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal behandle alle saker som er av stor betydning eller uvanlig art.

Styremøter finner normalt sted hver måned utenom juli. I planlagte og rutinemessige saker arbeider styret etter en plan med ett års tidshorisont. Planen rulleres to ganger årlig. Styret foretar, med ekstern bistand, én årlig evaluering av sitt arbeid.

Ledelse og organisering

Selskapet ledes av administrerende direktør. Administrerende direktør tilsettes av styret og forestår den daglige ledelse av selskapet, herunder organisering av virksomheten. Det foreligger ikke instruks for administrerende direktør.

Den daglige ledelse omfatter ikke saker av stor eller uvanlig art. Slike saker forelegges styret.

Virksomheten drives som ett selskap organisert i virksomhetsområder. Østfold Energi driver også virksomhet gjennom deleide selskap.

Finansiell risikohåndtering

Finansielle risiki i Østfold Energi er vesentlig knyttet til finansforvaltning og krafthandel.

Østfold Energi har en betydelig finansiell portefølje. Målet med forvaltningen av denne er å oppnå en best mulig rentenetto samt å ivareta selskapets behov for likviditet og egenkapital til investeringer. Finansforvaltningen håndterer all valutarisiko i Østfold Energi. Virksomheten er regulert av et eget reglement for finans- og valutaforvaltning. Reglementet forelegges årlig styret for revisjon.

Målet med Østfold Energis krafthandel er å sikre høyest mulig verdi av den løpende kraftproduksjonen med en kontrollert risiko. For å kunne handle finansielt ut over det som er definert som sikringshandel, er det etablert en tradingportefølje for å utnytte svingningene i kraftmarkedet. Virksomheten er regulert av en egen risikohåndbok for krafthandel. Håndboken forelegges årlig styret for revisjon.

Intern kontroll og revisjon

Finansiell kontroll
Administrerende direktør skal sørge for at selskapets regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. Gjennom måneds- og kvartalsrapportering holdes styret orientert om selskapets virksomhet, oppnådde resultater og utsiktene fremover.

Ekstern revisjon
Ekstern revisor er ansvarlig for den finansielle revisjonen. Revisor benyttes også i begrenset omfang til revisjonsrelaterte gjøremål som teknisk bistand med likningspapirer, forståelse av regnskaps- og skatteregler samt bekreftelse av økonomisk informasjon i visse sammenhenger.

Kvalitet, HMS og beredskap
Østfold Energi har etablert en egen funksjon som kvalitetssjef. Kvalitetssjefen rapporterer direkte til administrerende direktør.

Det arbeides med å etablere et samlet kvalitetssystem som omfatter selskapets systematiske kvalitetsarbeid og arbeidet med helse, miljø, sikkerhet (HMS).

Systemene i Østfold Energi tilfredsstiller kravene i "Forskrift om systematisk helse- , miljø- og sikkerhetsarbeid" (internkontrollforskriften).

Selskapets beredskapsarbeid reguleres av beredskapsforskriften gitt av Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE).

Etiske retningslinjer

Østfold Energi har etiske retningslinjer som gjelder for ansatte og styret.

Hovedmålet for Østfold Energis etiske retningslinjer er å skape felles holdninger til hvordan selskapet skal drives slik at eiere, kunder, ansatte, offentlige myndigheter og så vel samarbeidende som konkurrerende selskaper til enhver tid har tillit til selskapets profesjonalitet og integritet.

En kortversjon av de etiske retningslinjene er tilgjengelig på våre hjemmesider.

Verdigrunnlag og kommunikasjon

Gjennom åpen kommunikasjon skal Østfold Energi opprettholde et godt omdømme i og utenfor Østfold. Selskapets viktigste interessenter er eiere, offentlige myndigheter, politikere på alle nivåer, leverandører av varer og tjenester, bransjeorganisasjoner, bransjeaktører, media og egne ansatte.

"Langsiktighet, miljøansvar og vilje til utvikling" er definert som selskapets bærende verdier. Det er dessuten viktig at det innovative og det menneskelige element fremheves som fremtredende sider ved virksomheten.