Personvern ved rekruttering

Østfold Energi behandler personopplysninger om deg når du søker jobb hos oss. Vi er opptatt av å ivareta personvernet ditt og behandler opplysningene i samsvar med personvernforordningen (GDPR) og gjeldende norsk lovgivning.

Hvem er behandlingsansvarlig?

Østfold Energi AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med rekruttering.

 

Hvilke opplysninger behandler vi?

Vi kan behandle følgende opplysninger om deg:

• Navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse
• CV, søknad, vitnemål og attester
• Opplysninger som fremkommer gjennom intervjuer
• Opplysninger fra referanser som du har samtykket til at vi kontakter
• Resultater fra eventuelle relevante tester eller vurderinger
• Resultater fra bakgrunnssjekker utført av tredjepart (eget samtykke må inngås)
• Andre opplysninger du selv velger å dele med oss som del av søknadsprosessen

Hva er formålet med behandlingen?

Formålet er å vurdere din søknad og gjennomføre rekrutteringsprosessen, herunder kommunikasjon med kandidater, intervjuer, referansesjekk og eventuell ansettelse.

Hva er det rettslige grunnlaget?

Behandlingen av personopplysninger som er nødvendig for å gjennomføre rekrutteringsprosessen skjer med grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b – tiltak før inngåelse av arbeidsavtale. Ved referansesjekk og eventuell lagring av opplysninger utover avsluttet rekrutteringsprosess kan samtykke benyttes som behandlingsgrunnlag.

Hvem får tilgang til opplysningene?

Tilgang til opplysningene begrenses til personer som deltar i rekrutteringsprosessen og har et tjenstlig behov for dette. Dersom vi benytter ekstern rekrutteringspartner eller andre leverandører, vil disse behandle personopplysninger i henhold til avtale med Østfold Energi og gjeldende personvernlovgivning.

Hvor lenge lagrer vi opplysningene?

Dersom du ikke blir ansatt, vil opplysningene slettes når rekrutteringsprosessen er avsluttet. Opplysningene slettes i henhold til virksomhetens rutiner for personvern og informasjonssikkerhet.

Opplysninger om kandidaten som ansettes vil bli behandlet videre som del av arbeidsforholdet og lagret i henhold til våre rutiner for personaladministrasjon.

Bruk av eksterne rekrutteringsleverandører

Ved bruk av ekstern rekrutteringsleverandør er leverandøren ansvarlig for behandling av kandidatopplysninger i eget system. Når personopplysninger deles med Østfold Energi, behandles disse i samsvar med Østfold Energis personvernrutiner. Opplysninger om kandidater som ikke ansettes slettes når rekrutteringsprosessen er avsluttet, med mindre annet rettslig grunnlag foreligger.

Rutine for åpne søknader

Østfold Energi oppretter ikke kandidatbank for ordinære rekrutteringsprosesser. Opplysninger om kandidater som ikke ansettes slettes når rekrutteringsprosessen er avsluttet. Åpne søknader behandles særskilt etter samtykke fra kandidaten

Åpne søknader og tilhørende dokumentasjon (CV, søknadsbrev, attester og vitnemål) mottas og behandles dersom kandidaten samtykker til dette. Opplysningene lagres i et tilgangsstyrt område med begrenset tilgang til HR og relevante ledere. Dokumentasjonen oppbevares i inntil 12 måneder for vurdering ved fremtidige stillinger og vil deretter slettes. Kandidaten kan når som helst trekke tilbake sitt samtykke, og opplysningene vil da bli slettet så langt det ikke foreligger annet rettslig grunnlag for videre behandling.

Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning av behandling og å protestere mot behandling der lovverket gir grunnlag for dette. Dersom behandlingen bygger på samtykke, kan samtykket trekkes tilbake når som helst.

Spørsmål om behandling av personopplysninger kan rettes til Østfold Energi.